La façon dont Bijou Brigitte a réduit le temps passé sur la gestion des temps

 « Pourquoi avons-nous décidé de déployer tamigo dans davantage de pays ? Parce que personne ne veut passer à côté des nombreux avantages. »

Bijou Brigitte a opté pour une refonte complète de ses processus RH et sa gestion des temps et des activités en Allemagne. Le résultat ? Un changement à grande échelle au sein de toute entreprise vers plus de flexibilité, d'agilité et de confiance.

Bijoux fantaisie fabriqués en Allemagne

Des classiques intemporels aux pièces tendance, Bijou Brigitte est synonyme de bijoux fantaisie depuis près de 60 ans.

Fondée à Hambourg en 1963, l'entreprise compte aujourd'hui quelques 900 magasins dans le monde, dont environ 400 en Allemagne.

À chaque nouvelle ouverture de magasin, la charge de travail administrative augmente, tant pour le personnel des magasins que pour celui du siège. Par conséquent, ils devaient moderniser leurs processus internes.

Que fallait-il changer ?

Philipp Schockenhoff a rejoint Bijou Brigitte en 2018 en tant que chef d'équipe au sein du département RH en Allemagne. Le déploiement d'un système moderne de gestion des temps et des activités est rapidement devenu la priorité car les anciens processus n'étaient tout simplement pas à la hauteur.

Trop d'administration pour les managers et les RH

Dans leur travail au quotidien, les directeurs des magasins et de régions perdaient beaucoup de temps à effectuer de simples tâches administratives, telles que la planification des horaires ou les fermetures mensuelles.

Cela s'explique par le fait que les responsables de régions ou les RH, n'avaient pas d'accès numérique aux plannings des différents magasins.

« Tous les plannings, feuilles de temps et demandes de congés étaient envoyés aux responsables de région par courrier », se souvient Philipp Schockenhoff. "Ils devaient ensuite les approuver et les renvoyer à la direction générale. Cela représentait une quantité de travail incroyablement importante. »

De plus, les feuilles de temps n'étaient disponibles que sous forme de papier. À la fin du mois, les directeurs des magasins devaient les évaluer manuellement et calculer les congés ou les primes. Selon Philipp Schockenhoff, ils bloquaient généralement une journée entière pour cette effectuer cette tâche.

Ensuite, les comptes étaient envoyés par courrier au siège de Hambourg pour validation.

« On avait l'impression que l'ensemble du processus occupait toute l'équipe des RH pendant une bonne semaine chaque mois. »

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Communication inefficace entre les magasins et le siège

La communication est un élément clé de l'activité des chaînes de magasins. Elle a une influence décisive sur l'expérience des employés et, en fin de compte, sur les clients. Mais c'est justement là que Bijou Brigitte s'est retrouvé coincé.

De façon générale, la communication était lente car elle se faisait par courriel, par téléphone ou même par lettre. Souvent, l'information n'atteignait pas les employés visés.

« Seuls les directeurs de magasin recevaient les informations directement. Au siège, nous devions compter sur eux pour communiquer l'information correctement ou remettre le bon document. »

Philipp Schockenhoff, chef de l'équipe RH

La solution

Il était temps de mettre en place un nouveau système.

Il devait :

  • décharger les directeurs de magasin et de régions des tâches administratives
  • renforcer la confiance des employés par une plus grande transparence, notamment en ce qui concerne les congés payés et les heures supplémentaires
  • simplifier la communication au sein de l'entreprise
  • permettre une évaluation et un contrôle centralisés
  • se conformer aux lois et obligations relatives à l'enregistrement du temps.

tamigo a tenu ses promesses dans tous les domaines. En outre, Philipp Schockenhoff est satisfait de l'accompagnement et les possibilités de personnalisation.

« Avec tamigo, il y a beaucoup de place pour la personnalisation. C'était très important pour nous, car nous exploitons des centaines de magasins dans toute l'Allemagne et devons les contrôler de manière centralisée. »

Les résultats

Les magasins allemands de Bijou Brigitte utilisent tamigo depuis la fin de l'année 2019. Les résultats parlent d'eux-mêmes.

Plus de confiance grâce à une communication transparente

Avec tamigo, les canaux de communication compliqués appartiennent au passé.

« Aujourd'hui, lorsque quelqu'un appelle le siège, nous pouvons consulter ensemble le même système. Le papier a disparu et tout fonctionne de manière numérique. Il n'y a plus d'incohérences. Cela permet de gagner en transparence, en sécurité et en confiance. »

Cette confiance accrue se reflète également dans d'autres domaines. Les employés des magasins, par exemple, sont activement impliqués dans les processus RH grâce à une gestion plus claire des présences et des absences.

« Grâce aux processus numériques et à la communication dans tamigo, les magasins ont nettement plus de liberté en ce qui concerne la gestion des congés de leurs collaborateurs.

Toute la planification et l'administration ont désormais lieu dans les magasins mêmes, tandis que l'archivage et le contrôle se font dans tamigo. C'est beaucoup plus rapide et plus transparent pour toutes les personnes concernées. »

Plus de temps pour ce qui compte

Dans le passé, les directeurs de magasin perdaient beaucoup de temps à préparer les reportings en fin de mois. Aujourd'hui, l'ensemble du processus est beaucoup plus rapide.

Nos directeurs de magasin gagnent un temps incroyable lors de la préparation des états financiers mensuels. Au lieu de prendre une journée entière, ils n'ont plus besoin que de quelques minutes, car l'ensemble du processus est beaucoup plus simple et plus flexible.

« Cela présente de nombreux avantages. Par exemple, il est maintenant plus facile pour nos directeurs de magasin de prendre des vacances au début du mois. C'est un gros gain de liberté. »

Le service des ressources humaines dispose également de beaucoup plus de temps. Alors que la paie coûtait auparavant à l'équipe une semaine entière par mois, elle ne prend plus que quelques heures.

« Tout à coup, notre quotidien avait changé », se souvient Philipp. "Mes collaborateurs ont d'abord dû s'habituer au fait que tout est si calme et détendu maintenant. C'est très agréable ! »

L'avenir

L'introduction de tamigo a finalement déclenché un changement dans toute l'entreprise.

La conclusion de Philipp Schockenhoff  est que « personne ne veut passer à côté de tamigo. » Voilà pourquoi Bijou Brigitte a décidé de déployer le logiciel dans d'autres pays européens.

« Nous avons tellement d'avantages à utiliser tamigo. Cela manquait tout simplement dans d'autres pays. »

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